e-Fatura Nasıl Kesilir? Adım Adım e-Fatura Kesme Rehberi

Paylaş:

Dijitalleşmenin hız kazanmasıyla birlikte işletmeler için kağıt fatura dönemi büyük ölçüde sona ermiştir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından hayata geçirilen e-Fatura sistemi, hem maliyetleri düşürmek hem de kayıt dışılığı azaltmak amacıyla zorunlu hale getirilmiştir. Günümüzde birçok işletme için e-Fatura kullanımı artık bir tercih değil, bir zorunluluktur.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, kağıt faturanın dijital ortamda oluşturulan, gönderilen, alınan ve saklanan halidir. Hukuki açıdan kağıt fatura ile aynı geçerliliğe sahiptir. Farkı, basım, kargo ve arşivleme gibi fiziksel işlemlere gerek kalmadan elektronik ortamda düzenlenmesidir.

e-Fatura;

• GİB standartlarına uygun XML formatında hazırlanır

• GİB sistemi üzerinden alıcıya iletilir

• Dijital ortamda saklanır

• Kağıt çıktısı alınsa bile asıl belge elektronik halidir

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Fark

e-Fatura sıkça e-Arşiv Fatura ile karıştırılır. Aralarındaki temel fark şudur:

• e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında düzenlenir

• e-Arşiv Fatura, e-Fatura mükellefi olmayan kişi veya firmalara kesilir

Yani alıcınız e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura düzenlemeniz gerekir.

Kimler e-Fatura Kullanmak Zorundadır?

GİB tarafından belirlenen kriterlere göre bazı mükellefler için e-Fatura kullanımı zorunludur. Genel olarak;

• Brüt satış hasılatı belirlenen limitin üzerinde olan firmalar

• E-ticaret faaliyeti yürüten işletmeler

• Akaryakıt, maden, otomotiv, alkol, tütün gibi sektörlerde faaliyet gösterenler

• Hal kayıt sistemi, otel ve konaklama hizmeti sunan işletmeler

zorunlu olarak e-Fatura sistemine geçmek durumundadır.

e-Fatura Kesmeden Önce Gerekenler

e-Fatura kesebilmek için bazı ön koşulların sağlanması gerekir:

1. Mali Mühür veya e-İmza

• Şirketler için mali mühür

• Şahıs işletmeleri için e-imza gereklidir

2. GİB e-Fatura Başvurusu

Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden e-Fatura başvurusu yapılmalıdır.

3. e-Fatura Yönteminin Seçilmesi

e-Fatura kesmek için üç farklı yöntem bulunmaktadır:

• GİB Portal

• Özel Entegratör

• Doğrudan Entegrasyon

e-Fatura Kesme Yöntemleri

1. GİB Portal Üzerinden e-Fatura Kesme

GİB Portal, küçük ölçekli işletmeler için ücretsiz bir çözümdür.

Avantajları

• Ücretsizdir

• Kurulum gerektirmez

Dezavantajları

• Manuel işlem gerektirir

• Toplu fatura kesmeye uygun değildir

• Yoğun işlem hacmi olan firmalar için verimsizdir

2. Özel Entegratör ile e-Fatura Kesme

Özel entegratörler, GİB tarafından yetkilendirilmiş firmalardır.

Avantajları

• Hızlı ve pratiktir

• Otomatik muhasebe entegrasyonu sağlar

• e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye gibi tüm e-belgeler tek panelden yönetilir

Dezavantajları

• Ücretlidir

3. Doğrudan Entegrasyon

Büyük ölçekli firmalar tarafından tercih edilir.

Avantajları

• Tam otomasyon

• ERP sistemleriyle birebir entegrasyon

Dezavantajları

• Yüksek maliyetlidir

• Teknik altyapı ve yazılım ekibi gerektirir

e-Fatura Nasıl Kesilir?

Şimdi gelelim en çok merak edilen kısma: e-Fatura nasıl kesilir?

1. Alıcının e-Fatura Mükellefi Olduğunu Kontrol Edin

Vergi numarası veya T.C. kimlik numarası ile alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı kontrol edilmelidir.

2. Fatura Bilgilerini Girin

• Fatura tarihi

• Fatura numarası

• Alıcı ve satıcı bilgileri

• Ürün veya hizmet detayları

• Birim fiyat ve miktar

3. KDV ve Vergi Hesaplamalarını Yapın

KDV oranları, stopaj, tevkifat gibi vergiler doğru şekilde girilmelidir.

4. e-Faturayı Onaylayın

Fatura, mali mühür veya e-imza ile imzalanır.

5. GİB Üzerinden Alıcıya Gönderin

Onaylanan e-Fatura, GİB sistemi aracılığıyla alıcıya iletilir.

e-Fatura Keserken Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Yanlış alıcıya fatura kesilmemelidir

• Ürün ve hizmet açıklamaları net olmalıdır

• Vergi oranları doğru girilmelidir

• Fatura tarihi ve saatine dikkat edilmelidir

• İptal ve iade süreçleri yasal süreler içinde yapılmalıdır

e-Fatura İptali ve İadesi Nasıl Yapılır?

e-Fatura iptali, alıcının onayına bağlıdır. Belirli süre içinde alıcı faturayı reddedebilir. Reddedilen faturalar geçersiz sayılır. Kabul edilen faturalar için ise iade faturası düzenlenmesi gerekir.

e-Fatura Kullanmanın Avantajları

• Kağıt, baskı ve kargo maliyetleri ortadan kalkar

• Fatura süreçleri hızlanır

• Arşivleme kolaylaşır

• Hata oranı azalır

• Yasal uyumluluk sağlanır

• Çevre dostudur

e-Fatura Saklama Süresi

e-Faturalar 10 yıl boyunca elektronik ortamda saklanmak zorundadır. Özel entegratör kullanan firmalar bu saklama hizmetinden faydalanabilir.

Sık Yapılan e-Fatura Hataları

• Yanlış vergi numarası girişi

• Yanlış fatura tipi seçimi

• KDV oranlarının hatalı girilmesi

• e-Fatura yerine e-Arşiv fatura kesilmesi

e-Fatura İşletmeler İçin Neden Önemlidir?

e-Fatura, sadece yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda işletmelerin dijital dönüşümünün temel taşıdır. Finansal süreçlerin şeffaflaşmasını sağlar ve muhasebe süreçlerini büyük ölçüde kolaylaştırır.

Sonuç

e-Fatura nasıl kesilir? sorusu, günümüzde hemen her işletmenin yanıtını bilmesi gereken temel konulardan biridir. Doğru yöntemle ve doğru araçlarla e-Fatura kesmek, hem zaman kazandırır hem de yasal riskleri ortadan kaldırır. İşletmenizin büyüklüğüne ve işlem hacmine uygun bir e-Fatura çözümü seçerek süreci çok daha verimli hale getirebilirsiniz.