e-Fatura ve e-Arşiv Fatura İptali Süreçleri

Paylaş:

e-Fatura ve e-Arşiv  kavramları

Dijitalleşmenin iş dünyasına kazandırdığı en önemli yeniliklerden biri olan e-Fatura ve e-Arşiv Fatura sistemleri, hem işletmelere hem de bireysel mükelleflere kolaylık sağlamaktadır. Ancak her teknolojik sistemde olduğu gibi, bu dijital fatura uygulamalarında da zaman zaman hatalı işlemler gerçekleşebilir. Yanlış vergi numarası girilmesi, alıcı bilgilerinin eksik veya hatalı yazılması ya da yanlış tutarda fatura düzenlenmesi gibi durumlar e-faturaların iptalini gündeme getirebilir. Böyle bir durumda kullanıcıların en çok merak ettiği konulardan biri, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura iptal sürecinin nasıl işlediğidir. Farklı fatura türlerine göre değişiklik gösteren bu iptal süreçleri, belirli yasal süreler ve yöntemler çerçevesinde yürütülmektedir. 

e-Fatura İptali Nasıl Yapılır?

e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yönetilen ve denetlenen elektronik belge sistemidir. Ancak yanlış düzenlenmiş bir e-faturanın iptali, sadece gönderici tarafından yapılabilecek bir işlem değildir. Faturanın iptal edilebilmesi için öncelikle alıcının faturayı reddetmesi gerekir. Alıcının reddi sonrası fatura, GİB’in e-Fatura İptal Portalı üzerinden iptal edilebilir. Temel ve ticari e-faturalar, düzenlendikleri tarihten itibaren 8 gün içinde iptal edilmelidir. Bu süreden sonra e-Fatura sisteminde doğrudan iptal işlemi yapılamaz.

Temel e-Fatura İptali

Temel e-Fatura Nedir?

Temel e-Fatura, gönderici tarafından doğrudan alıcıya iletilen, alıcının ise yalnızca teknik bir hata tespit etmesi durumunda itiraz edebileceği bir e-fatura türüdür. Bu sistemde, alıcının faturayı ticari gerekçelerle reddetme hakkı bulunmamaktadır. Bu nedenle gönderilen temel e-faturalar, alıcı tarafından genellikle kabul edilmiş sayılır.

Temel e-Fatura İptal Süreci:

Giriş Yapılması: Gönderici mükellef, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından sunulan e-Fatura İptal Portalı’na fatura iptal kullanıcı bilgileri ile giriş yapar.
İptal Talebinin Başlatılması: Ana sayfa üzerinde yer alan “Fatura İptal Talebi Oluştur” butonu seçilerek işlem başlatılır.
Elektronik İmza (e-İmza) Kullanımı: Eğer bilgisayarda tanımlı bir e-imza (elektronik imza) aracı varsa, sistem bu imzayı otomatik olarak tanır. Eğer e-imza sürücüsü veya yazılımı yüklü değilse, kullanıcı yönlendirilerek gerekli yazılımın kurulması sağlanır.
Fatura Bilgilerinin Girilmesi: İptal edilmek istenen temel e-faturaya ait bilgiler (fatura numarası, tarih, alıcı bilgileri vb.) eksiksiz ve doğru biçimde forma girilir.
Talebin Gönderilmesi ve Tamamlanması: Bilgiler kontrol edildikten sonra, iptal talebi elektronik imza ile onaylanarak gönderilir. Sistem, iptal işleminin başarıyla tamamlandığına dair bir bilgilendirme mesajı verir.

Ticari e-Fatura İptali

Ticari e-Fatura Nedir?

Ticari e-Fatura, gönderici tarafından alıcıya iletilen ve alıcının kabul, ret veya cevapsız bırakma gibi haklara sahip olduğu bir e-fatura türüdür. Bu yönüyle, temel e-faturadan farklı olarak alıcıya daha fazla kontrol hakkı tanır. Ticari faturalarda, iki taraf arasında ticari bir mutabakat süreci gereklidir.

Ticari e-Fatura İptal Süreci:

Yanıt Süresi: Alıcı, kendisine gönderilen ticari e-faturaya en geç 8 gün içerisinde yanıt vermelidir. Bu süre içinde herhangi bir işlem yapılmazsa, fatura otomatik olarak kabul edilmiş sayılır.
Ret İşlemi: Eğer alıcı, faturada bir hata veya anlaşmazlık olduğunu düşünüyorsa, sistem üzerinden ret işlemi gerçekleştirir. Ret işlemi, teknik olarak e-Fatura sisteminde reddedilmiş statüsüne geçirilir.
KEP Üzerinden Yazılı Bildirim: Ret işlemi sadece sistem üzerinde yapılmaz. Aynı zamanda alıcının, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) aracılığıyla satıcıya yazılı bir ret bildirimi göndermesi gerekir. Bu adım, hukuki geçerlilik açısından önemlidir.
Mutabakat Yoluyla İptal: Taraflar arasında yapılan yazılı mutabakat sonucunda, ilgili fatura iptal edilmiş sayılır. Bu mutabakat KEP üzerinden yürütülür ve kayıt altına alınır.

e-Arşiv Fatura İptali 

e-Arşiv faturalar, Vergi Usul Kanunu çerçevesinde geçerli olan, dijital ortamda düzenlenen faturalardır ve ıslak imzalı kâğıt faturalarla aynı hukuki niteliğe sahiptir. Bu nedenle, yanlış düzenlemeleri veya hatalı bilgiler içermeleri durumunda iptal edebilmeleri mümkündür.

İptal Süresi

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) mevzuatına göre, e-Arşiv faturaların düzenlenme tarihinden itibaren en geç 8 gün içinde iptal edilmesi gerekmektedir. Ancak sistemsel gecikmelerin önüne geçmek ve işlem güvenliğini artırmak adına, 7 gün içinde iptal işleminin gerçekleştirilmesi tavsiye edilir.

İptal Süresi Aşıldığında Ne Yapılabilir?

Faturanın yasal iptal süresi (8 gün) geçtikten sonra e-Arşiv Portalı üzerinden iptal işlemi yapılamaz. Bu durumda aşağıdaki alternatif yollar değerlendirilmelidir:

İade Faturası Düzenlenmesi: Faturanın alıcısı, satıcıya aynı tutarda bir iade faturası keserek, her iki tarafın muhasebe kayıtlarında gerekli düzeltmelerin yapılmasını sağlar. Bu yöntem, taraflar arasında ticari mutabakat sağlandığında yaygın olarak kullanılır.

Yeni Fatura Düzenlenmesi: Satıcı, hatalı faturayı muhasebe kayıtlarına aldıktan sonra, yeni ve doğru bir fatura düzenleyerek alıcıya gönderir. Eski fatura "iptal" edilmemiş olsa da muhasebe açısından düzeltilmiş olur.

GİB’e Yazılı Başvuru (Dilekçe): Özel ve istisnai durumlarda, faturanın iptalinin neden gerçekleştirilemediği yazılı olarak gerekçelendirilip GİB’e dilekçeyle başvuru yapılabilir. Bu yöntem uzun sürebileceği ve sonuç garantisi vermediği için son çare olarak değerlendirilmelidir.

Sonuç

e-Fatura ve e-Arşiv fatura sistemleri, dijitalleşen dünyada vergi ve muhasebe süreçlerini kolaylaştırarak işletmelere önemli avantajlar sağlamaktadır. Ancak, bu sistemler zaman zaman hatalı fatura düzenlemeleri ve işlemlerle karşılaşmasına da yol açabilmektedir. Bu durumlarda, doğru ve yasal prosedürler izlenerek fatura iptali yapılması gerekmektedir. e-Fatura iptal süreci, alıcının reddi ile başlamakta ve belirli süreler içinde gerçekleştirilen işlemlerle sonuçlanmaktadır. Temel e-fatura, daha basit bir yapıya sahipken, ticari e-fatura, alıcıya daha fazla kontrol hakkı tanıyan ve yazılı mutabakat gerektiren bir süreç sunmaktadır. e-Arşiv faturalar ise, yasal iptal süresi içinde yapılmayan işlemler için alternatif yöntemler sunmaktadır; bunlar arasında iade faturası düzenleme ve yeni fatura kesme gibi çözümler öne çıkmaktadır.