e-Fatura ve e-Arşiv: İşletmeler İçin Verimli ve Güvenli Faturalama

Paylaş:

e-Fatura ve e-Arşiv Nedir?

Gelişen teknolojiyle birlikte iş dünyasında dijital dönüşüm hız kazanmış, kağıt faturaların yerini elektronik faturalar (e-Fatura) almaya başlamıştır. e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenen, gönderilen ve saklanan bir fatura türüdür. Geleneksel kağıt faturalarla aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.

e-Arşiv ise tıpkı e-Fatura uygulaması gibi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturaların elektronik ortamda oluşturulması, muhafaza edilmesi, ibraz edilmesi ve raporlanmasını kapsayan bir uygulamadır. e-Arşiv faturalar, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükellefleri için düzenlenir. Bunlar genellikle şahıslar olmakla birlikte e-fatura sistemine dahil olmayan şirketler için de e-Arşiv fatura, elektronik ortamda oluşturulup e-Arşiv uygulaması aracılığıyla alıcıya iletilir. Bu sayede kağıt fatura kullanımı azalır ve faturalama süreci dijital ortama taşınır.

e-Fatura ve e-Arşiv Avantajları

Günümüzde dijital dönüşümün hız kazanmasıyla birlikte, işletmelerin finansal süreçlerini daha verimli ve güvenli hale getirmek için çeşitli teknolojik çözümler geliştirilmiştir. Bu çözümlerden biri de e-Fatura sistemidir. e-Fatura ve e-Arşiv kullanmanın işletmelere sunduğu avantajları detaylı bir şekilde inceleyelim.

Maliyet Tasarrufu

Geleneksel fatura süreçleri, kağıt kullanımından baskıya, fiziksel arşivleme maliyetlerinden posta ve kargo ücretlerine kadar birçok ek harcama gerektirir. e-Fatura sistemi sayesinde kağıt, mürekkep ve baskı maliyetleri tamamen ortadan kalkar. Faturaların fiziksel olarak saklanması gerekmeyeceği için depolama alanına duyulan ihtiyaç azalır. Kargo ve kurye masrafları sıfırlanır, çünkü faturalar elektronik ortamda anında karşı tarafa iletilir. Bu tasarruflar, özellikle yüksek fatura hacmine sahip işletmeler için ciddi ölçüde maliyet ve zaman avantajı sağlar.

Çevre Dostu Bir Çözüm

Geleneksel faturaların hazırlanması için büyük miktarda kağıt tüketilmektedir. Bu da doğal kaynakların tükenmesine ve ormansızlaşmaya yol açar. e-Fatura sistemiyle faturaya harcanan kağıt miktarı minimize edilir, böylece ağaç kesiminin önüne geçilir. Baskı işlemleri sırasında ortaya çıkan karbon ayak izi azaltılır. Kargo ve fiziksel teslimat süreçleri ortadan kalktığı için yakıt tüketimi ve çevresel kirlilik azaltılmış olur. Bu yönüyle e-Fatura, sürdürülebilirlik hedeflerine katkı sağlayan çevre dostu bir uygulamadır.

Hızlı ve Güvenli İşlem Süreci

Fiziksel faturaların hazırlanması, iletilmesi ve işlenmesi zaman alıcı bir süreçtir. Üstelik kaybolma veya yanlış adresleme gibi riskler de içerir. Faturalar elektronik ortamda anında oluşturulur ve hızlı bir şekilde karşı tarafa ulaştırılır. Manuel işlemlerden kaynaklanabilecek hatalar en aza indirilir. Faturalar şifrelenerek ve resmi kurallar çerçevesinde düzenlendiği için sahtecilik ve veri kaybı gibi riskler minimum seviyeye indirilir. Bu sayede işletmeler, müşterilerine ve tedarikçilerine daha güvenilir ve hızlı bir faturalama deneyimi sunabilir.

Kolay Arşivleme ve Hızlı Erişim

Geleneksel kağıt faturaların saklanması, zamanla büyük bir arşivleme sorunu yaratır. Klasörler ve dolaplar arasında kaybolan belgeler, iş süreçlerini zorlaştırabilir. Faturalar elektronik ortamda saklandığı için fiziksel depolama ihtiyacı ortadan kalkar. Aranan faturalar, belirli kriterlere göre saniyeler içinde bulunabilir. Yasal mevzuata uygun şekilde dijital arşivleme yapılarak işletmelerin denetim süreçleri kolaylaştırılır. Bu sayede hem zamandan hem de iş gücünden önemli ölçüde tasarruf edilir.

Muhasebe Süreçlerinde Kolaylık ve Entegrasyon

Muhasebe süreçlerinin hızlı ve hatasız olması, işletmeler için büyük önem taşır. e-Fatura sistemi, muhasebe yazılımlarıyla entegre bir şekilde çalışarak işletmelere büyük kolaylıklar sunar. Muhasebe sistemleri ile otomatik veri girişi yapılarak manuel hataların önüne geçilir. Fatura verileri anında işlenerek muhasebe süreçleri hızlandırılır. Raporlama ve analiz işlemleri daha sistematik bir şekilde yürütülebilir. Bu entegrasyon sayesinde, işletmeler muhasebe departmanlarında daha verimli bir çalışma ortamı yaratabilir.

Vergi Mevzuatına Uygunluk ve Denetim Kolaylığı

e-Fatura sistemi, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak çalışmaktadır. Bu da işletmelere çeşitli vergi avantajları ve yasal uyumluluk sürecinde  kolaylık sağlar. Faturalar, GİB tarafından onaylandığı için vergi mevzuatına uygun olması gerekmektedir. Denetim süreçlerinde faturalara hızlı  şekilde ulaşılabilir ve  incelenebilir. Vergi kaçakçılığının önlenmesine yardımcı olur ve kayıt dışı işlemlerin azaltılmasını sağlar.

e-Fatura'ya Geçiş Süreci 

e-Fatura kullanmak isteyen ya da zorunlu geçiş yapması gereken işletmelerin şu adımları takip etmesi gerekmektedir:

Mali Mühür veya e-İmza Temini: e-Fatura düzenleyebilmek için Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan mali mühür veya e-imza temin edilmelidir.

GİB Portalı veya Entegrasyon Yöntemi: e-Fatura sistemine kayıt olan işletmeler, GİB Portalı üzerinden veya özel entegratörler aracılığıyla e-Fatura gönderip alabilirler. Özel entegratörler aracılığyla e-Fatura işlemleri hakkında daha detaylı bilgi almak için https://sovos.com/tr/ linkine göz atabilirsiniz. 

Başvuru Süreci: GİB’in resmi internet sitesi üzerinden başvuru yapılır ve gerekli onaylar alındıktan sonra sisteme dahil olunur.

e-Arşiv Sistemine Geçiş Zorunluluğu

e-Arşiv sistemine geçiş zorunluluğu, şirketlerin ciroları ve faaliyet gösterdikleri sektöre göre farklılık gösterir. GİB tarafından yayınlanan tebliğe göre:

2022 yılı cirosu 3 milyon TL ve üzeri olan firmalar 1 Temmuz 2024 itibariyle e-Fatura ve e-Arşiv sistemine geçmek zorundadır. Bu firmaların 1 Ocak 2025 tarihine kadar e-Defter uygulamasına da geçmeleri gerekmektedir. 2025 yılında gün içerisinde vergi mükellefi olsun veya olmasın, toplam fatura tutarı 9.900 TL'yi geçtiğinde bu faturalar e-Arşiv fatura olarak düzenlenmelidir. Gönüllü olarak e-Fatura ve e-Arşiv sistemine geçen firmalar için belirlenen ciro limiti aşılmadan e-Defter uygulamasına geçme zorunluluğu bulunmamaktadır. GİB Portal üzerinden e-Arşiv fatura düzenleyen firmalar, gün içinde aynı firmaya kesilen fatura tutarının toplamını dikkate alarak fatura işlemlerini yürütülmelidir. Süreci kolaylaştırmak adına, fatura kesme süreci sık olan firmaların e-Fatura sistemine geçmeleri tavsiye edilir. e-Fatura sistemine geçiş işlemleri için https://www.edmbilisim.com.tr/ linkine göz atabilirsiniz.

e-Arşiv ve e-Fatura Arasındaki Farklar 

e-Arşiv ve e-Fatura sıklıkla karıştırılabilen iki elektronik belge türüdür. Ancak temel farklar şu şekildedir:

e-Fatura: Yalnızca e-Fatura kullanıcısı olan müşterilere gönderilebilir.

e-Arşiv Fatura: e-Fatura kullanmayan müşterilere gönderilir.

Küçük ve orta ölçekli firmalar, e-Fatura ve e-Arşiv faturayı bir arada kullanarak tüm müşterilerine elektronik ortamda fatura gönderebilirler.

e-Fatura Başvuru Yöntemleri

e-Fatura sistemine geçiş yapmak isteyen mükellefler, aşağıdaki yöntemlerden birini seçerek başvurularını tamamlayabilirler:

GİB Portal Yöntemi

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sunulan ücretsiz bir yöntemdir. Küçük ölçekli işletmeler için uygundur. Başvuru süreci şu şekilde işler:

• Mali mühür veya e-İmza edinme

• GİB e-Fatura portalına giriş

• Başvuru formunun doldurulması

• Belgelerin sisteme yüklenmesi

Özel Entegratör Yöntemi

Bu yöntemde, GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratör firmalar aracılığıyla e-Fatura sistemine geçiş sağlanır. Özel entegratör kullanmanın avantajları şunlardır:

• Teknik destek ve kolay kullanım

• Fatura arşivleme hizmeti

• Entegrasyon desteği

Özel entegratör yöntemiyle başvuru yapmak isteyen işletmeler, bir entegratör firma seçerek ilgili firmanın sunduğu başvuru sürecini takip etmelidir.

e-Fatura Başvurusu İçin Gerekli Belgeler

e-Fatura Başvuru Formu ve Taahhütname: Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen form doldurulmalı ve taahhütname imzalanmalıdır.

Elektronik Mali Mühür Sertifikası Taahhütnamesi: Mali mühür sertifikasının sahibine ait taahhütname sunulmalıdır.

Şirket Kuruluş Sözleşmesini İçeren Noter Onaylı Ticaret Sicil Gazetesi: Şirketin kuruluş bilgilerinin yer aldığı, noter onaylı Ticaret Sicil Gazetesi ibraz edilmelidir.

Şirket Yetkilisinin Noter Onaylı İmza Sirküleri: Yetkili kişinin noter onaylı imza sirkülerinin bir örneği gereklidir.

BİS Raporu (Beyanlı Bilgi Sistemi Raporu): Eğer özel entegratör kullanılacaksa, ilgili yazılı beyan sunulmalıdır.

Sonuç

e-Fatura ve e-Arşiv sistemleri, işletmelerin dijital dönüşüm süreçlerinde önemli bir yere sahiptir. Kağıt faturaların yerini alan bu elektronik sistemler, maliyetleri azaltırken işlem hızını artırmak ve yasal mevzuata uygunluğu kolaylaştırmaktadır. Aynı zamanda çevre dostu bir yaklaşım sunarak kağıt kullanımını en aza indirir. GİB tarafından belirlenen zorunluluklarla birlikte her geçen yıl daha fazla işletme e-Fatura ve e-Arşiv sistemine geçiş yapmaktadır. Bu süreç, işletmelerin muhasebe ve denetim süreçlerini daha verimli hale getirdiği gibi, elektronik ortamda fatura düzenleme, gönderme ve saklama işlemlerini kolaylaştırmaktadır.