e-Faturalarda Entegratör Değişikliği

Paylaş:

Özel Entegratör Nedir?

Özel entegratör, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kriterlere uygun olarak yetkilendirilmiş, elektronik belge uygulamaları konusunda hizmet sunan aracı kurumlardır. Bu kurumlar, e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Defter, e-Müstahsil Makbuzu gibi dijital belgelerin hazırlanması, iletilmesi, saklanması ve raporlanması süreçlerinde mükelleflere teknik ve operasyonel destek sağlar. Özel entegratörler, elektronik belgelerin GİB tarafından belirlenen standartlara ve teknik gerekliliklere uygun biçimde oluşturulmasını, Belgelerin, yasal olarak tanımlanmış alıcılara hızlı ve güvenli biçimde elektronik ortamda iletilmesini, Mevzuatta belirtilen süre boyunca veri bütünlüğü ve gizliliği korunarak arşivlenmesini ve gerektiğinde erişilebilir halde tutulmasını sağlar. Bunun yanı sıra özel entegratörler, yalnızca teknik bir altyapı sunmakla kalmaz aynı zamanda güncel mevzuat değişikliklerini takip ederek sistemlerini sürekli günceller, kullanıcılarına entegrasyon süreçlerinde rehberlik eder ve operasyonel destek hizmeti sunar. Bu yönüyle, firmaların e-belge düzenlemeyle ilgili yasal yükümlülüklerini kolay, güvenli ve mevzuata uygun bir şekilde yerine getirmelerine olanak tanır.

e-Fatura Sisteminde Kullanım Yöntemleri

e-Fatura sistemine geçmek isteyen işletmelerin üç temel seçeneği bulunur:

GİB Portal: GİB tarafından ücretsiz sunulur fakat sınırlı özelliklere sahiptir.
Doğrudan Entegrasyon: Özellikle büyük firmaların kendi yazılımlarını GİB sistemine entegre ettiği yöntemdir.
Özel Entegrasyon: GİB onaylı özel entegratörler üzerinden hizmet alınan sistemdir. Bu üç yöntem arasında en pratik ve avantajlı çözüm, genellikle özel entegratör kullanımıdır.

Özel Entegratör ile Çalışmanın Avantajları

Kolay Başvuru ve Hızlı Aktivasyon: Özel entegratörler, işletmelere anahtar teslim çözümler sunar. Başvuru süreçlerinde uzman destek sağlar, mali mühürle aktivasyonu hızlıca tamamlayarak kısa sürede e-fatura kesimine başlanmasına olanak tanır.

Sınırsız Fatura Gönderimi ve Saklama: GİB Portal'da yıllık fatura gönderim limiti (örneğin 500 adet) varken özel entegratörlerde böyle bir sınırlama yoktur. Ayrıca, belgeler 10 yıl süreyle yasalara uygun şekilde elektronik ortamda saklanır.

Kullanıcı Dostu Arayüz ve Özelleştirme: Özel entegratörler, firmaya özel fatura tasarımları (logo, renk, boyut), müşteri notları gibi özelleştirmeler sunar. Kullanımı kolay arayüzleri ile kullanıcı deneyimini iyileştirir.

7/24 Teknik Destek ve Uzman Yardımı: Bir sorunla karşılaşıldığında, GİB Portal’da kullanıcıların kendi başlarına çözüm bulmaları gerekirken; özel entegratörler 7/24 teknik destek sağlar.

Mobil Uyum ve Uzak Erişim: Bulut tabanlı sistemler sayesinde internet bağlantısı olan her yerden e-fatura işlemleri yapılabilir. Mobil uygulamalar ile cihaz bağımsız erişim imkânı sunar.

Güncel Mevzuat Uyumluluğu: Teknik kılavuzlar ve yasal düzenlemelerdeki değişiklikler özel entegratörler tarafından otomatik olarak sistemlere entegre edilir. Böylece kullanıcılar her zaman güncel bir sistemle çalışır.

Entegrasyon Yeteneği: Ön muhasebe programları, ERP sistemleri, e-ticaret altyapıları ve pazar yerleri ile entegre çalışabilen özel entegratörler, iş süreçlerini otomatize eder ve zaman tasarrufu sağlar.

Özel Entegratör Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Piyasada birçok özel entegratör olmasına rağmen her biri aynı kalite ve hizmeti sunmaz. Doğru entegratörü seçmek için şu kriterlere dikkat edilmelidir:

• GİB onaylı olması,

• 7/24 teknik destek sunması,

• Verilerin güvenli şekilde yedeklenmesi ve arşivlenmesi,

• Kolay ve anlaşılır kullanıcı arayüzü,

• Mobil cihazlardan erişim kolaylığı,

• Diğer sistemlerle entegrasyon yeteneği,

• Hızlı müşteri hizmetleri ve uzman danışmanlık.

Özel Entegratör Değişikliği Nasıl Yapılır

Elektronik fatura, elektronik arşiv, e-İrsaliye gibi dijital çözümler sunan özel entegratör firmalar, işletmelerin dijital dönüşüm süreçlerinde önemli bir rol oynamaktadır. Ancak zamanla kullanılan entegratörün hizmet kalitesi, teknik destek düzeyi, fiyat politikası veya kullanıcı dostu arayüz gibi nedenlerle işletmeler farklı bir özel entegratöre geçme ihtiyacı duyabilir. Bu geçiş süreci belirli adımlarla ilerlemektedir.

Yeni Özel Entegratörle İletişime Geçilmesi ve Sözleşme Süreci

Öncelikle işletme, hizmet almak istediği yeni özel entegratör firma ile iletişime geçer. Firma, genellikle sunduğu hizmetlerin detaylarını, fiyatlandırmayı ve teknik alt yapıyı anlatır. İşletme, ihtiyaçlarına en uygun olan özel entegratör ile anlaşarak sözleşme imzalar. Bu süreçte özellikle destek hizmetleri, geçiş süreci, entegrasyon kolaylığı ve kullanıcı yorumları dikkate alınmalıdır.

Aktivasyon ve Kayıt İşlemleri

Yeni entegratör firma, sözleşme sürecinin ardından işletmeye bir aktivasyon linki gönderir. Bu link üzerinden firmanın sisteme kayıt işlemleri başlatılır. Kayıt sırasında:

• Vergi numarası

• Firma ünvanı

• Mali mühür ya da e-imza bilgileri

• Yetkili kişi bilgileri temel bilgiler sisteme girilir. Sistem, genellikle GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) ile entegre şekilde çalıştığı için bu adımda doğrulama işlemleri de yapılır.

Eski Özel Entegratörle Hizmetin İptali

Yeni sisteme kayıt tamamlandıktan sonra, mevcut özel entegratörden hizmetin iptali gerekir. Bu işlem, şirketin mali mühür ya da e-imza kullanılarak yapılır. Eski entegratörün müşteri paneli üzerinden veya müşteri hizmetleri aracılığıyla iptal başvurusu gerçekleştirilir. Bu aşamada eski sistemdeki e-Fatura ve e-Arşiv verilerinin yedeği alınmalıdır. Yasal saklama sürelerine dikkat edilmelidir.

Yeni Sistem Üzerinden Aktif Kullanım

Eski sistem kapatıldıktan sonra yeni özel entegratörün paneli veya ERP entegrasyonu üzerinden işlemler yapılmaya başlanır. Bu aşamada ilk test faturaları gönderilir. GİB ile bağlantı kontrol edilir. Gerekli eğitim ve destek sağlanır.

Neden Özel Entegratör Tercih Edilmeli?

Her ne kadar GİB Portal ücretsiz bir çözüm sunsa da, sınırlı kapasitesi, arayüz kısıtları ve teknik destek eksikliği nedeniyle uzun vadeli çözüm sunmaz. Doğrudan entegrasyon ise maliyetli ve teknik bilgi gerektiren bir yöntemdir. Bu noktada özel entegratör, işletmelere hızlı, yasalara uygun, güvenli, esnek ve kullanıcı dostu bir çözüm sunar. Özellikle KOBİ’ler için düşük maliyetle yüksek performans sunması, özel entegratörleri ön plana çıkarır. Günümüzde e-dönüşüm süreçlerini sağlıklı yönetmek isteyen her işletme, güvenilir bir özel entegratörle çalışmayı ciddi şekilde değerlendirmelidir.

Sonuç

Dijitalleşmenin hız kazandığı günümüzde, ticari belgelerin elektronik ortama taşınması sadece bir tercih değil, aynı zamanda yasal bir zorunluluk haline gelmiştir. Bu süreçte özel entegratörler, işletmelere sundukları teknik altyapı, mevzuata uyumluluk, operasyonel kolaylık ve kullanıcı dostu çözümlerle önemli bir destek sağlamaktadır. e-Fatura sistemine geçişte GİB Portal ve doğrudan entegrasyon gibi alternatifler bulunsa da, özel entegratörler sundukları avantajlarla öne çıkmaktadır. Kolay başvuru süreci, sınırsız fatura gönderimi, 7/24 teknik destek, mobil uyumluluk ve diğer sistemlerle entegrasyon yeteneği, işletmelere zaman ve maliyet açısından büyük katkı sağlamaktadır.