Fatura ve Belgelerde Karekod Kullanımı

Paylaş:

Karekod Nedir?

Karekod (QR kod), "Hızlı Yanıt" anlamına gelen bir teknolojidir. Bu iki boyutlu (2D) barkodlar, geleneksel tek boyutlu barkodlardan çok daha fazla veri taşıma kapasitesine sahiptir. Kare şeklinde tasarlanmış olan bu kodlar, siyah ve beyaz desenlerle oluşturulmuş bir ızgara yapısına sahip olup, dijital verileri şifreleyerek kolayca okunabilir hale getirir. Karekodlar, optik okuyucular veya akıllı telefon kameraları gibi cihazlar aracılığıyla taranarak içerdikleri bilgiye ulaşmasını sağlar. Karekodlar, yalnızca bir görsel şifreleme aracından daha fazlasıdır. Günümüzde çok çeşitli alanlarda, özellikle ticari ve günlük yaşamda geniş bir kullanım alanına sahiptir. Bu teknolojinin temel amacı, fiziksel dünya ile dijital dünyanın birleşmesine olanak tanıyan pratik ve etkili bir veri iletim yöntemidir.

Karekod  Kullanım Alanları

Karekodlar, çeşitli sektörlerde önemli bir yer tutmaktadır. İş dünyasında ve günlük yaşamda sıkça karşılaşılan bu teknoloji, birçok farklı amaç için kullanılmaktadır. Öne çıkan kullanım alanları arasında:

Ticaret ve Perakende: Ürünler üzerinde bulunan karekodlar, müşterilere ürün hakkında detaylı bilgi sunar. Bu bilgiler arasında fiyat, içerik, üretici firma bilgileri gibi veriler bulunabilir.
Faturalar ve Ticari Belgeler: Faturalarda ve diğer ticari belgelerde, fatura numarası, tarih, tutar, vergi oranları gibi kritik bilgileri taşıyan karekodlar, bu bilgilerin dijital olarak doğrulanmasını sağlar.
Lojistik ve Taşıma: Ürünlerin takibi, sevkiyat bilgisi ve stok yönetimi gibi alanlarda karekodlar önemli bir rol oynar.
Sağlık Sektörü: Hasta bilgileri, reçeteler ve ilaç takip sistemleri karekodlar ile daha hızlı ve güvenli bir şekilde dijitalleştirilebilir.

Karekod Ve Dijitalleşmedeki Rolü

Karekodlar, dijitalleşme sürecinde önemli bir araçtır. Özellikle işletmeler için veri aktarımı, belge yönetimi ve süreçlerin hızlandırılması gibi alanlarda büyük kolaylıklar sağlamaktadır. Geleneksel yöntemlerle yapılan bilgi aktarımında karşılaşılan hatalar ve zorluklar, karekodlar sayesinde büyük ölçüde ortadan kalkmaktadır. Bir belge üzerinde bulunan karekod, o belgenin dijital veritabanındaki kaydına hızlıca erişim sağlanmasını mümkün kılar. Bu sayede belgeyi manuel olarak aramak veya doğrulamak yerine, tek bir tarama ile bilgiye ulaşmak oldukça pratik hale gelir.

Karekod Bilgi Güvenliği ve Hız

Karekodlar, yalnızca hızlı veri aktarımını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda veri güvenliğini de artırır. Özellikle ticari işlemler ve belgelerde, karekodlar üzerinden iletilen bilgiler şifrelenmiş olduğundan, yetkisiz erişim veya manipülasyon riski düşer. Fiziksel belgelerde dijital izlenebilirlik sağlanması, işletmelere hem güvenlik hem de denetim açısından avantaj sağlar. Örneğin, bir fatura üzerinde yer alan karekod, fatura numarasını, tarihini, tutarını ve alıcı satıcı bilgilerini şifreli bir şekilde taşıyarak yanlış anlaşılmaların önüne geçer. Bu şifreli veri aktarımı, sürecin güvenliğini artırırken, aynı zamanda işlemlerin daha hızlı gerçekleştirilmesine olanak tanır.

Karekod Zorunluluğunun Yasal Dayanağı

Karekod uygulaması, 1 Eylül 2023 tarihinde Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürürlüğe giren düzenlemeyle birlikte birçok e-belge türü için zorunlu hale getirilmiştir. Bu zorunluluk kapsamında, aşağıdaki elektronik belgelerde karekod bulunması gerekmektedir:

• e-Fatura

• e-Arşiv Fatura

• e-İrsaliye

• e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM)

• e-Müstahsil Makbuzu

• e-Adisyon

• e-Döviz ve kıymetli maden alım-satım belgeleri

• e-Sigorta Komisyon Gider Belgesi

• Bu belgelerde karekodun yer almaması, belgeyi hem hukuken geçersiz hale getirebilir hem de işletmenin para cezası ile karşı karşıya kalmasına neden olabilir.

e-Belgelerde Karekod Kullanımının Faydaları

Elektronik belgelerde karekod kullanımının pek çok avantajı bulunmaktadır. Hem operasyonel süreçlerin iyileştirilmesi hem de kullanıcı deneyiminin artırılması açısından aşağıdaki faydalar öne çıkmaktadır:

Hızlı ve kolay erişim: Karekod sayesinde belge bilgilerine saniyeler içinde ulaşmak mümkündür. Bu da işlem süresini önemli ölçüde kısaltır.
Veri doğruluğu: Manuel veri girişinden kaynaklı hataların önüne geçilir.
Dijitalleşmeye uyum: İşletmelerin dijitalleşme süreçlerini destekler, rekabet gücünü artırır.
Stok ve envanter yönetimi: Belge bazlı izlenebilirlik sayesinde stok takibi kolaylaşır.
Müşteri memnuniyeti ve etkileşimi: Karekod üzerinden sunulabilen ek bilgiler, müşterilere daha fazla şeffaflık sağlar.
Güvenlik ve izlenebilirlik: Her belgenin tekil bir karekoda sahip olması, belge güvenliğini artırır ve denetim süreçlerini kolaylaştırır.
Maliyet tasarrufu: Kağıt ve işgücü maliyetlerinde azalma sağlar.

Karekod Nasıl Oluşturulur?

Faturalara veya diğer e-belgelere karekod eklemek, günümüz dijital dünyasında oldukça basit ve hızlı bir işlemdir. Bu süreç, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yayımlanan karekod standardı kılavuzuna uygun şekilde yapılır. GİB'in belirlediği bu kılavuz, e-belgelerin dijital ortamda doğru ve güvenli bir şekilde iletilmesi için önemli bir yol haritası sunmaktadır. Karekod, belgelerin doğruluğunu ve geçerliliğini teyit etmek için kullanılan etkili bir dijital çözümdür. Karekod oluşturmak için birkaç farklı yöntem bulunmaktadır. Örneğin, belirli yazılım çözümleri ya da entegratör firmalar aracılığıyla bu işlem gerçekleştirilir. Bu tür yazılımlar, karekodları hızlı ve hatasız bir şekilde üretmek için tasarlanmıştır. Ayrıca, bazı entegre sistemler, faturaların ve diğer belgelerin oluşturulmasında otomatik olarak karekod eklenmesini sağlar. Karekod oluşturma sürecinde aşağıdaki temel bilgilere ihtiyaç duyulur:

Gönderen ve Alıcı VKN/TCKN: Faturayı düzenleyen (gönderen) ve alıcı arasında yer alan vergi kimlik numarası (VKN) veya Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası (TCKN) bilgileri gereklidir. Bu bilgiler, işlemle ilgili tarafların kimlik doğrulamasını sağlar.

Belge Türü ve Senaryo: Hangi türde bir belge oluşturuluyor? Bu fatura, irsaliye, sevk irsaliyesi veya başka bir e-belge türü mü? Ayrıca, belgenin hangi senaryoya göre düzenlendiği de belirlenmelidir. Örneğin, iade, iptal veya düzeltme işlemleri gibi farklı senaryoların farklı karekod formatları olabilir.

Belge Tarihi ve Numarası: Belgenin düzenlendiği tarih ve belgenin benzersiz numarası, ilgili yasal düzenlemelere göre gereklidir. Bu sayede, her bir belge diğerlerinden ayırt edilebilir ve takip edilebilir olur.

Mal/Hizmet Tutarları, Vergi Oranları ve Toplam Tutar: Belgenin üzerinde yer alan mal ya da hizmetlerin tutarları, uygulanacak vergi oranları ve toplam tutar gibi mali bilgiler, karekodda yer alacak şekilde sisteme entegre edilir. Bu sayede, vergi denetimleri veya başka bir resmi kontrol sırasında tüm bilgiler hızla erişilebilir hale gelir.

ETTN (Elektronik Belge Tanımlama Numarası): Elektronik belgeye ait tanımlayıcı bir numara olan ETTN, her bir e-belgenin dijital ortamda izlenebilmesini sağlar. ETTN, özellikle vergi daireleri veya denetim otoriteleri tarafından takip edilmek üzere kullanılır. Bu bilgilerin doğru bir şekilde sisteme girilmesi ile, karekod otomatik olarak üretilir ve belgeye eklenir. Karekod, yalnızca görsel bir unsur olarak değil, aynı zamanda belgenin doğruluğunu, güvenliğini ve geçerliliğini sağlayan önemli bir işlevi yerine getirir. Böylece, ilgili tüm yasal gereklilikler karşılanmış olur.

Elektronik Belge Türlerine Göre Karekodda Yer Alması Gereken Bilgiler

e-Fatura Karekod Bilgileri

• Gönderen ve alıcı TCKN/VKN

• Senaryo türü (Temel veya Ticari

• Fatura tipi

• Fatura tarihi ve numarası

• ETTN

• Belge para birimi

• Mal/hizmet tutarı

• KDV matrahı ve tutarı

• Toplam tutar (vergi dahil)

• Ödenecek tutar
  

e-Arşiv Fatura Karekod Bilgileri

e-Arşiv fatura, e-faturadan farklı olarak bireysel kullanıcılar ya da vergi mükellefi olmayan taraflara kesilir. Ancak karekoda dahil edilmesi gereken bilgiler, e-faturayla aynıdır.

e-İrsaliye Karekod Bilgileri

• Gönderen ve alıcı VKN/TCKN

• Senaryo türü

• İrsaliye tipi

• Belge tarihi ve numarası

• ETTN

• Fiili sevk tarihi ve zamanı

• Taşıyıcı bilgileri (VKN ve araç plakası)
  

e-SMM (Serbest Meslek Makbuzu) Karekod Bilgileri

• Gönderen ve alıcı TCKN/VKN

• Belge tarihi ve numarası

• ETTN

• Brüt ücret

• KDV tutarı

• KDV tevkifatı

• Gelir vergisi stopajı

• Net tahsilat tutarı
  

Karekod Zorunluluğuna Uyulmaması Halinde Karşılaşılabilecek Yaptırımlar

Karekod uygulamasının ihlali, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu çerçevesinde cezai yaptırımlara tabidir. Özellikle zorunlu belge türlerinde karekodsuz düzenlenen belgeler, geçersiz sayılabilir ve belge başına özel usulsüzlük cezası uygulanabilir. Bu durum sadece finansal cezalarla sınırlı kalmayıp, mükellefin güvenilirlik ve itibarı açısından da olumsuz sonuçlar doğurabilir. Ayrıca belgelerin reddedilmesi, tahsilat süreçlerinde aksama yaşanmasına da neden olabilir.

Sonuç

Karekod teknolojisinin e-belgelerde zorunlu hale gelmesi, yalnızca yasal bir yükümlülük değil aynı zamanda iş süreçlerinin dijitalleştirilmesi adına önemli bir adımdır. Günümüzde her geçen gün artan belge yoğunluğu, manuel işlem yapmanın risklerini ve maliyetlerini de beraberinde getirmektedir. Bu bağlamda karekod kullanımı, hem doğruluk hem de verimlilik açısından işletmelere büyük avantajlar sağlar. Gerek yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, gerekse dijitalleşme sürecinde rekabet avantajı sağlanması adına fatura ve belgelerde karekod uygulamasına geçilmesi artık kaçınılmazdır. İşletmelerin bu sürece uyum sağlayarak, teknolojiyi doğru biçimde kullanmaları büyük önem taşımaktadır.