Ön Muhasebe Elemanlarının Görevleri ve Çalışma Alanları

Paylaş:

Ön Muhasebe Elemanı Ne Demektir?

İşletmelerin finansal yönetimi ve mali disiplinin sağlanmasında ön muhasebe elemanları kritik bir rol üstlenir. Gerek küçük ölçekli firmalarda gerekse büyük kurumsal yapılarda, ön muhasebe elemanlarının görev ve sorumlulukları, işin verimliliğini ve düzenini doğrudan etkiler.  Ön muhasebe elemanı, bir işletmede muhasebe işlemlerinin ilk aşamalarını yürüten kişidir. Bu personel, mali kayıtların doğru ve düzenli bir şekilde tutulmasını sağlar; fatura kesimi, irsaliye düzenleme, çek senet takibi, kasa ve banka işlemleri gibi temel muhasebe işlerini yürütür. Çoğunlukla muhasebe departmanında veya finansal ekiplerde çalışır ve genellikle bir mali müşavir ya da muhasebecinin yönlendirmesiyle hareket eder. Ön muhasebe elemanları, muhasebenin sahadaki ilk uygulayıcılarıdır. Onlar sayesinde şirketin günlük finansal süreçleri düzenli ilerler ve yasal gereklilikler yerine getirilir.

Ön Muhasebe Elemanı Ne İş Yapar?

Ön muhasebe elemanının görev tanımı, çalıştığı firmanın büyüklüğü, faaliyet alanı ve organizasyon yapısına göre değişiklik gösterebilir. Ancak genel olarak ön muhasebe elemanı, şirketin günlük finansal hareketlerini takip eden, belgeleri düzenleyen ve yönetime mali veriler sağlayan kişidir. Bu pozisyon, muhasebenin temel taşlarından biridir ve finansal disiplinin sağlanmasında kritik bir rol oynar. İşte ön muhasebe elemanının başlıca sorumlulukları:

Finansal Kayıtların Tutulması: Günlük olarak gerçekleşen tüm finansal işlemleri sistemli bir şekilde kaydeder. Bu işlemler arasında satışlar, alışlar, ödemeler, tahsilatlar ve masraflar yer alır. Gelir gider dengesi sürekli olarak takip edilir ve bu veriler muhasebe sistemine eksiksiz bir şekilde girilir.

Fatura ve Evrak Düzenleme: Müşterilere kesilen satış faturaları, alınan alış faturaları, makbuzlar, irsaliyeler ve benzeri evraklar düzenlenir, kontrol edilir ve arşivlenir. Bu belgelerin yasal mevzuata uygun olması sağlanır. Fatura giriş çıkış işlemleri titizlikle yürütülür.

Kasa ve Banka Takibi: Şirketin günlük kasa hareketleri düzenli olarak kontrol edilir. Nakit giriş çıkışları kayıt altına alınır. Ayrıca, banka hesapları üzerinden yapılan tüm işlemler (havale, EFT, kredi takibi vb.) izlenir ve muhasebe kayıtlarına geçirilir. Kasa ve banka mutabakatları düzenli aralıklarla yapılır.

Çek-Senet İşlemleri: Müşterilerden alınan ve tedarikçilere verilen çek ve senetler düzenlenir, takip edilir ve zamanında tahsil ya da ödeme işlemleri gerçekleştirilir. Vadeleri ve tahsilat tarihleri dikkatle izlenir. Gecikme durumlarında ilgili birimlere bilgi verilir.

Cari Hesap Yönetimi: Müşteri ve tedarikçi hesapları aktif olarak takip edilir. Alacak ve borç durumları kontrol edilir. Tahsilat ve ödeme planları hazırlanır, zamanında işlem yapılması sağlanır. Gerektiğinde cari mutabakat yazışmaları gerçekleştirilir.

Bordro ve Maaş İşlemleri: Şirkette çalışan personelin maaş bordrolarının hazırlanması, SGK primlerinin hesaplanması ve ilgili bildirimlerin yapılması ön muhasebe elemanının görevleri arasındadır. Ayrıca, avans, fazla mesai ve izin bilgileri de dikkate alınarak maaş hesaplamaları yapılır.

Arşivleme: Yasal zorunluluklar doğrultusunda tüm muhasebe belgeleri ve finansal kayıtlar düzenli şekilde arşivlenir. Fiziksel veya dijital olarak belgelerin saklanması, gerektiğinde hızlı bir şekilde erişilebilir olması sağlanır.

Raporlama: Yönetime günlük, haftalık veya aylık bazda mali raporlar sunulur. Bu raporlar, şirketin finansal durumunu yansıtır ve yöneticilerin karar alma süreçlerine destek olur. Gelir gider tabloları, nakit akış raporları ve cari hesap özetleri sıkça hazırlanır.

Yasal Uyumluluk: Vergi mevzuatına, SGK düzenlemelerine ve diğer yasal yükümlülüklere uygun şekilde hareket edilir. Yapılan tüm işlemlerin mevzuata uygun olması için dikkatli ve düzenli çalışılır. Gerektiğinde mali müşavir ile iş birliği içinde hareket edilir.

Ön Muhasebe Yazılımlarını Kullanma: Kullanılan muhasebe programları üzerinden veri girişi ve takibi yapılır. Yazılımlar aracılığıyla fatura düzenleme, stok takibi, cari işlemler ve raporlama gibi işlemler hızlı ve etkin bir şekilde gerçekleştirilir.

Ön Muhasebe Elemanı Nerelerde Çalışabilir?

Ön muhasebe elemanlarının çalışma alanı oldukça geniştir. Para giriş çıkışının, fatura takibinin, cari hesap yönetiminin ve temel mali işlemlerin yapıldığı her sektörde iş bulma olanakları oldukça yüksektir. Bu nedenle hem özel sektör hem de kamu alanında çeşitli pozisyonlarda istihdam edilebilirler. 

Özel Şirketler: Ticaret, hizmet ve üretim sektörlerinde faaliyet gösteren işletmelerin çoğu, günlük mali işlemlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesi için ön muhasebe personeline ihtiyaç duyar. Bu şirketlerde kasa işlemleri, fatura düzenleme, çek senet takibi, stok ve cari hesap yönetimi gibi görevler ön muhasebe elemanları tarafından yürütülür.

KOBİ’ler (Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletmeler): KOBİ’ler, genellikle muhasebe süreçlerini daha sınırlı kaynaklarla yürüttükleri için, ön muhasebe elemanları bu firmalarda muhasebenin büyük kısmını üstlenebilir. Bu tür işletmelerde personel, hem ön muhasebe hem de genel muhasebe süreçlerinde aktif rol alabilir.

Muhasebe ve Mali Müşavirlik Ofisleri: Serbest muhasebeci mali müşavirlerin ofislerinde çalışan ön muhasebe personelleri, müşterilere ait belgelerin düzenlenmesi, beyannamelerin hazırlanması öncesinde gerekli evrakların toparlanması, cari hesap takiplerinin yapılması gibi işlerde destek sağlar.

Kamu Kurumları: Belediyeler, il özel idareleri, kamu iktisadi teşebbüsleri gibi devlet kurumlarında da ön muhasebe pozisyonlarında istihdam sağlanabilir. Bu pozisyonlarda kamuya ait gelir gider takibi, evrak yönetimi, ödeme emirleri ve tahakkuk işlemleri gibi görevler öne çıkar.

Banka ve Finans Kurumları: Bazı bankalarda ya da finans kuruluşlarında ön muhasebe pozisyonları, özellikle iç muhasebe birimlerinde veya operasyon departmanlarında görev alarak, işlem kayıtlarının doğruluğunu kontrol etmek, günlük mali akışı takip etmek gibi sorumluluklar üstlenebilirler.

Eğitim ve Danışmanlık Kuruluşları: Özel eğitim kurumları, kurslar ve danışmanlık firmaları da mali süreçlerini yönetmek için ön muhasebe elemanlarına ihtiyaç duyar. Bu kurumlarda kayıt ücretlerinin takibi, faturalandırma işlemleri ve aylık gelir gider raporları hazırlama gibi görevler ön plandadır.

STK’lar (Sivil Toplum Kuruluşları): Dernekler, vakıflar gibi kar amacı gütmeyen kuruluşlar da bağış, harcama ve diğer mali süreçlerin takibi için ön muhasebe desteğine ihtiyaç duyar. Bu kuruluşlarda şeffaf mali raporlamalar büyük önem taşıdığından, bu alanda çalışanlar dikkatli ve düzenli çalışmak durumundadır.

Sanayi ve Lojistik Firmaları: Sanayi üretimi yapan firmalar ile taşımacılık ve lojistik alanında faaliyet gösteren şirketlerde  ön muhasebe elemanlarına ihtiyaç vardır. Bu tür firmalarda malzeme giriş çıkış kayıtları, stok takibi, fatura kesimi ve sözleşmeye dayalı işlemler ön muhasebenin kapsama alanına girer.

Ön Muhasebe Elemanı Hangi Bilgilere Sahip Olmalı?

Bir ön muhasebe elemanının görevini etkin ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi için hem teknik bilgiye hem de belirli kişisel yetkinliklere sahip olması gerekir. Bu beceriler, işletmenin mali süreçlerinin sağlıklı yürütülmesini sağlar ve genel muhasebe süreçlerine güçlü bir zemin hazırlar. İşte bir ön muhasebecinin sahip olması gereken temel bilgi ve yetkinlikler:

Muhasebe Teknikleri ve Terimleri Bilgisi: Ön muhasebeci, muhasebe alanına özgü temel kavramlara, hesap planlarına ve kayıt yöntemlerine hâkim olmalıdır. Bu bilgi, günlük işlemlerin doğru şekilde kaydedilmesi ve raporlanması açısından büyük önem taşır.

Ön Muhasebe ve Yazılımlara Hâkimiyet: Günümüzde ön muhasebe işlemleri çoğunlukla dijital ortamda yürütülmektedir. Bu nedenle, bir ön muhasebecinin muhasebe yazılımlarını etkin şekilde kullanabilmesi gerekir. Bu yazılımlar sayesinde fatura kesimi, stok takibi, cari hesap işlemleri gibi süreçler daha hızlı ve hatasız yürütülür.

Temel Finansal Tabloları Okuma ve Yorumlama Yeteneği: Ön muhasebeci, bilanço, gelir tablosu gibi temel finansal tabloları okuyabilmeli ve bu tablolardan çıkan sonuçları temel düzeyde yorum yapabilmelidir. Bu yetenek, şirketin mali sağlığını analiz etme sürecine katkı sağlar.

Vergi Mevzuatı ve e-Fatura Süreçleri Bilgisi: Ön muhasebeci; müşteriler ve tedarikçilerle olan cari hesapları güncel tutmalı, alacak ve borç takibini yapmalıdır. Ayrıca temel vergi mevzuatını bilmeli, KDV, stopaj gibi vergilere ilişkin işlemleri doğru şekilde uygulanmalıdır. e-fatura, e-arşiv ve e-defter gibi dijital süreçlere hâkim olması da günümüzde olmazsa olmaz bir gerekliliktir.

Gizlilik İlkesine Bağlılık ve Etik Değerler: Muhasebe, finansal verilerle doğrudan ilgili olduğu için güven ve gizlilik esastır. Bir ön muhasebeci, şirketin mali bilgilerini üçüncü kişilerle paylaşmamalı ve mesleki etik kurallar çerçevesinde hareket etmelidir.

Sonuç

Ön muhasebe elemanları, işletmelerin mali yapısının sağlıklı bir şekilde işlemesinde temel bir rol oynar. Günlük finansal işlemlerin doğru kaydedilmesi, belgelerin düzenli tutulması ve yasal mevzuata uygun hareket edilmesi, hem iç denetim hem de dış denetim süreçlerinde büyük kolaylık sağlar. Bu nedenle, ön muhasebe pozisyonunda görev alacak kişilerin sadece teknik bilgiye değil, aynı zamanda dikkatli, disiplinli ve etik değerlere bağlı bireyler olması gereklidir. Geniş bir istihdam alanına sahip olan bu meslek grubu, hem özel sektörde hem de kamuda farklı pozisyonlarda görev alarak kariyer olanaklarını sürekli geliştirebilir. İşletmelerin büyüklüğü ve faaliyet alanı ne olursa olsun, iyi yetişmiş bir ön muhasebe elemanı, mali işleyişin temel taşıdır.