Personel Özlük Dosyası Nedir, Nasıl Hazırlanır?

Paylaş:

Personel özlük dosyası, işyerinde çalışan her bir personel için oluşturulan, çalışanın işe girişinden işten ayrılışına kadar geçen süreçteki tüm bilgilerini ve belgelerini içeren arşiv dosyasıdır. Bu dosya, çalışanın kimlik bilgilerini, işe alım evraklarını, sözleşmeleri, performans değerlendirmelerini, ücret ve izin kayıtlarını, disiplin süreçlerini ve diğer tüm resmi belgeleri barındırır.

Personel Özlük Dosyası Neden Önemlidir?

Personel özlük dosyasının işletmeler ve çalışanlar açısından birçok önemli işlevi vardır:

Yasal Zorunluluk

4857 sayılı İş Kanunu’na göre işveren, çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası hazırlamakla yükümlüdür. Bu dosya, Çalışma Bakanlığı müfettişlerinin denetimlerinde ilk talep edilen evraklardan biridir. Eksik veya hatalı bir özlük dosyası, işveren için ciddi idari para cezalarına neden olabilir.

İşveren ve Çalışan Haklarının Korunması

İş sözleşmesinden izin belgelerine kadar tüm süreçler belgelenmiş olduğunda, hem işveren hem çalışan hak kaybı yaşamaz. Bir anlaşmazlık durumunda bu dosya en sağlam kanıtlardan biri olur.

Düzenli İnsan Kaynakları Yönetimi

Personel bilgilerinin düzenli tutulması, İK süreçlerinin sağlıklı bir şekilde ilerlemesini sağlar. Performans değerlendirmeleri, terfiler, bordrolar, izin planlamaları ve mesai kayıtları bu dosyalardan takip edilir.

Kurumsal Hafıza Oluşturur

Özellikle büyüyen işletmeler için her çalışanın geçmiş bilgilerinin kayıt altında olması büyük avantaj sağlar. İşten ayrılan bir personelin dahi geçmiş bilgileri gerektiğinde incelenebilir.

Personel Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

Personel özlük dosyasında bulunması gereken belgeler, temel olarak işe giriş belgeleri, iş sözleşmesi, çalışma süreci evrakları ve işten ayrılış belgeleri olarak dört ana kategoriye ayrılabilir. Aşağıda bu belgeleri detaylı şekilde listeleyelim.

İşe Giriş Belgeleri

Bu belgeler çalışanın işe başlamadan önce sunduğu ve işe alım sürecini hukuken doğrulayan evraklardır.

• Nüfus cüzdanı fotokopisi

• İkametgâh belgesi

• Adli sicil kaydı

• Sağlık raporu (işe giriş sağlık raporu)

• Özgeçmiş (CV)

• Vesikalık fotoğraf (genellikle 2–4 adet)

• Askerlik durum belgesi (erkek çalışanlar için)

• Diploma veya mezuniyet belgesi

• SRC, psikoteknik gibi mesleğe özel belgeler (gerekliyse)

• Engellilik durum raporu (engel statüsünde işe alınanlar için)

Bu belgeler, çalışanın kimliğini, yeterliliklerini ve hukuki uygunluğunu doğrulamak için zorunludur.

İş Sözleşmesi ve Çalışma Şartlarıyla İlgili Belgeler

Çalışanla işveren arasındaki hukuki bağı oluşturur.

• Yazılı iş sözleşmesi

• Pozisyon tanımı

• Ücret bildirimi

• Fazla mesai kabul formu

• Vardiya veya çalışma saatleri planı

• Deneme süresiyle ilgili belgeler

• Gizlilik sözleşmesi (vardıysa)

• KVKK kapsamında çalışan aydınlatma metni ve açık rıza formu

Bu belgeler sayesinde işin kapsamı, ücret ve çalışma koşulları netleşir.

Personelin Çalışma Sürecine Ait Belgeler

Çalışanın işte bulunduğu süre boyunca oluşan tüm kayıtlar bu bölümde yer alır.

• Bordrolar

• İzin belgeleri (yıllık izin formu, mazeret izni formu vb.)

• Ücret pusulaları

• Performans değerlendirme formları

• Eğitim katılım belgeleri

• Disiplin tutanakları

• Uyarı ve savunma yazıları

• Görev değişikliği belgeleri

• Prim ve ek ödeme onayları

• Mesai kayıt çizelgeleri

• Devam-devamsızlık raporları

Bu belgeler hem iç düzenlemeler hem de olası bir hukuki süreç açısından büyük önem taşır.

İşten Ayrılış Belgeleri

Çalışanın işten ayrılması durumunda dosyaya eklenen son belgeler şunlardır:

• İşten ayrılış bildirgesi

• İbraname

• İhbar ve kıdem tazminatı hesaplama evrakları

• Çıkış mülakatı formu

• Çalışma belgesi (verildiyse bir kopyası)

Bu belgeler çalışanın şirketle ilişiğinin düzgün şekilde sonuçlandırıldığını gösterir.

Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Özlük dosyası hazırlarken yalnızca belgeleri toplamak yeterli değildir. Dosyanın düzenli, eksiksiz ve mevzuata uygun olması gerekir. Aşağıda adım adım bir özlük dosyası hazırlama rehberi yer alıyor:

Dosya Açılışı Yapın

Her personel için ayrı bir dosya açılmalı ve dosyanın üzerine şu bilgiler yazılmalıdır:

• Personelin Adı – Soyadı

• TC Kimlik Numarası

• Pozisyonu

• İşe Giriş Tarihi

• Personel Sicil Numarası (varsa)

Dijital İK programları kullanılıyorsa aynı bilgiler sistemde de oluşturulmalıdır.

Zorunlu Belgeleri Toplayın

İşe girişte alınması gereken belgeler eksiksiz olmalıdır. Eksik evrak listesi oluşturabilir ve çalışana teslim ederek tamamlamasını talep edebilirsiniz.

Her evrakın güncel olup olmadığı da kontrol edilmelidir. Örneğin ikametgâh ve adli sicil kaydı belli periyotlarda yenilenebilir.

Belgeleri Klasörleyin ve Kategorilere Ayırın

Dosyanın içi karışık olmamalıdır. Belgeleri aşağıdaki başlıklara göre ayırmak düzen sağlar:

• Kimlik ve resmi belgeler

• İş sözleşmesi ve ekleri

• Ücret ve bordro evrakları

• Performans ve eğitim belgeleri

• Disiplin kayıtları

• İzin-e-devlet raporları

• Prim/ek ödeme belgeleri

• İşten ayrılış evrakları

Bu düzen, olası bir resmi denetimde işinizi kolaylaştırır.

Dijital Kopya Oluşturun (Önerilir)

Çoğu şirket artık özlük dosyalarını dijital ortamda da saklamaktadır. Böylece:

• Evrak kaybolma riski ortadan kalkar

• Denetimlerde hızlı erişim sağlanır

• Yedekleme yapılabilir

• Personel verileri daha güvenli korunur

KVKK kapsamında veri güvenliği sağlamak için dijital ortamlarda şifreleme kullanılmalıdır.

Dosyayı Düzenli Olarak Güncelleyin

Özlük dosyası oluşturulduktan sonra iş bitmez. Çalışanın görev değişikliği, izinleri, performans raporları ve ücret artışları gibi tüm gelişmeler dosyaya eklenmelidir. Üç ayda bir dosya kontrolü yapmak İK birimlerine büyük kolaylık sağlar.

İşten Ayrılışta Dosyayı Kapatın

Çalışanın çıkışı yapıldığında:

• SGK işten ayrılış bildirgesi eklenmeli

• İbraname alınmalı

• Çalışana verilen tüm evrakların kopyası saklanmalı

• Dosya “Arşiv” bölümüne alınmalı

Dosyanın saklanma süresi İş Kanunu gereği en az 10 yıldır.

Personel Özlük Dosyası Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Özlük dosyasının doğru hazırlanması, işyeri için hem güvenlik hem de yasal gereklilik açısından önemlidir. Aşağıdaki noktalara mutlaka dikkat edilmelidir:

KVKK Uyumuna Özen Gösterin

Personel verileri kişisel veri kapsamına girer. Bu nedenle verilerin korunması, yalnızca yetkili kişilere erişim sağlanması ve dosyanın güvenli bir yerde saklanması gerekir.

Gereksiz Belge Toplamayın

Her evrak dosyada bulunmak zorunda değildir. Örneğin çalışanın medeni durumu ya da aile bilgileri, sadece SGK’ya bildirilecekse alınmalıdır.

Belgelerin Güncel Olmasına Dikkat Edin

Eski tarihli sağlık raporları, ikametgâh ve adli sicil kayıtları geçersiz sayılabilir.

Belgeleri Eksiksiz İmzalatın

Her formda hem çalışanın hem işveren temsilcisinin imzası olmalıdır.

Dosyanın Düzenini Bozmayın

Karışık bir dosya, denetimlerde zaman kaybına neden olur. Belgelerin kronolojik sıralamada olması faydalıdır.

Kimler İçin Özlük Dosyası Hazırlanmalıdır?

Tam zamanlı, yarı zamanlı, geçici işçi, stajyer, çırak fark etmeksizin tüm çalışanlar için özlük dosyası hazırlanmalıdır. Stajyer ve çıraklarda belge kapsamı daha dar olsa da dosya açılması yasal zorunluluktur.

Personel Özlük Dosyası Ne Kadar Saklanmalıdır?

İş Kanunu ve Sosyal Güvenlik mevzuatına göre özlük dosyaları en az 10 yıl saklanmalıdır. Tazminat davaları veya iş kazası gibi özel durumlarda bu süre uzayabilir.

Sonuç

Personel özlük dosyası, işverenin hem hukuki hem de idari olarak yükümlü olduğu önemli bir dosyadır. Doğru bir şekilde hazırlanmış özlük dosyaları, işletmenin İK süreçlerini düzenli, şeffaf ve güvenli hale getirir. Ayrıca işveren ve çalışan arasında doğabilecek anlaşmazlıklarda en önemli kanıtlardan biri olarak görev yapar.

Bu nedenle tüm işverenlerin, işe alım sürecinden işten ayrılışa kadar geçen her aşamada belgeleri titizlikle toplaması, düzenlemesi ve saklaması büyük önem taşır.