Puantaj Sistemi

Paylaş:

Puantaj Nedir?

Puantaj, bir çalışanın belirli bir zaman diliminde (genellikle aylık) işyerinde geçirdiği süreyi, yaptığı fazla mesaileri, izin ve devamsızlık durumlarını gösteren kayıt sistemidir. Bu kayıtlar, çalışanların maaş hesaplamalarında, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesinde ve iş gücü yönetiminde kritik rol oynar. Puantaj cetveli, bu bilgilerin toplandığı tablodur ve işyerinin düzenli çalışması için vazgeçilmezdir. Bu verilerin kaydını gerçekleştiren görevliye puantör denir. Puantörün yaptığı kayıtların doğruluğu; işyeri disiplini, adil ücretlendirme ve hukuki yükümlülüklerin sağlıklı yürütülmesi açısından büyük önem taşır.

Puantaj Kaydı ve İşlevi

Puantaj kaydı; çalışanın işe giriş çıkış saatleri, mola süreleri, resmi tatil günleri, yıllık izinler ve fazla mesai gibi verileri içerir. Bu kayıtlar, insan kaynakları ve muhasebe birimlerinin bordro ve prim hesaplamalarında temel dayanak noktasıdır. Aynı zamanda işverenin, çalışanla şeffaf bir iş ilişkisi kurmasını ve yasal sorumluluklarını eksiksiz yerine getirmesini sağlar.

Puantaj Nasıl Yapılır?

Manuel Puantaj Sistemi

Manuel puantaj, teknolojik araçlardan bağımsız olarak, insan eliyle yürütülen geleneksel bir yöntemdir. Bu sistemde genellikle bir puantör (puantajı takip eden kişi) bulunur. Puantör, çalışanların günlük işe giriş ve çıkış saatlerini, izinli veya devamsız oldukları günleri puantaj defteri ya da puantaj kartları aracılığıyla kayıt altına alır. Manuel puantaj uygulamasında dikkat edilmesi gereken unsurlar vardır. Günlük kayıt zorunluluğu her çalışanın işe giriş çıkış saatleri günlük olarak takip edilmelidir. İzin ve devamsızlıkların bildirilmesi hastalık izni, yıllık izin, mazeret izni gibi durumlar açıkça belirtilmelidir. İmza ya da onay kayıtların güvenilirliği açısından çalışanın veya puantörün imzası gerekebilir. 

Dijital Puantaj Sistemi

Günümüzde birçok işletme, zaman ve insan kaynağı tasarrufu sağladığı için dijital puantaj sistemlerini tercih etmektedir. Bu sistemler; parmak izi okuma, kartlı geçiş sistemleri, yüz tanıma teknolojisi veya mobil uygulamalarla çalışan konum bazlı çözümler gibi çeşitli yöntemlerle uygulanabilir. Dijital sistemlerin temel avantajları vardır.

Otomatik kayıt: Çalışan giriş çıkışları sistem tarafından otomatik olarak kaydedilir, manuel işleme gerek kalmaz.
Veri güvenliği ve arşivleme: Bilgiler elektronik ortamda saklanır ve gerektiğinde kolayca erişilebilir.

Raporlama ve analiz kolaylığı: Günlük, haftalık veya aylık bazda puantaj raporları alınabilir.
Entegrasyon: Bordro, İK ve zaman yönetimi yazılımlarıyla entegre çalışarak iş süreçlerini hızlandırır.

Puantaj Cetveli Nedir ve Nasıl Doldurulur?

Puantaj cetveli, bir ay boyunca çalışanların günlük bazda işe gelip gelmediğini, izinli ya da devamsız olup olmadığını ve fazla mesai durumlarını gösteren tabloya verilen isimdir. Cetvelde bulunması gereken temel bilgiler şunlardır:

• Çalışanın adı ve soyadı

• Çalıştığı gün sayısı

• İzinli gün sayısı

• Devamsızlık günleri

• Fazla mesai gün ve saatleri

• Manuel sistemlerde puantaj cetveli, puantör tarafından el ile doldurulur. Dijital sistemlerde ise yazılımlar bu süreci otomatikleştirerek hata payını minimuma indirir.
  

Puantaj Hesaplaması Nasıl Yapılır?

Puantaj hesaplama; çalışanın fiilen çalıştığı gün ve saatlere göre maaşının, fazla mesai ödemesinin ve izin kesintilerinin doğru biçimde belirlenmesini sağlar. Türkiye’de bu hesaplamalar, 4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili ikincil mevzuatlara göre yapılır.

Hesaplamada dikkat edilmesi gereken unsurlar:

• Günlük ve haftalık çalışma saatleri

• Fazla mesai süreleri

• İzin günleri (yıllık, hastalık, mazeret vb.)

• Devamsızlık günleri
  

Puantaj Defteri ve Kartı

Puantaj Defteri: Puantaj defteri, çalışanların günlük çalışma durumlarının elle kaydedildiği bir belgedir. Her sayfada çalışanın adı ve ayın tüm günlerine ait sütunlar yer alır. Puantör, her gün için işe gelen çalışanların kutucuklarını işaretler. Bu yöntem, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmelerde kullanılmaktadır.

Puantaj Kartı: Her bir çalışan için ayrı ayrı tutulan puantaj kartları, küçük işletmeler için pratik bir çözümdür. Kart üzerinde ayın günleri, haftalık tatiller, resmi tatiller ve fazla mesai kutucukları bulunur. İzinler ve devamsızlıklar da bu karta kaydedilir.

Günlük ve Aylık Puantaj Kayıtları

Günlük Puantaj: Günlük puantaj, çalışanın her bir iş günü için fiilen çalıştığı saatleri ya da vardiya sürelerini esas alarak kaydedilen bir sistemdir. Bu kayıtlar, özellikle yevmiyeli (günlük ücretle çalışan) personelin hak edişlerinin doğru ve adil bir şekilde hesaplanmasını sağlar. Günlük puantaj sisteminde, çalışanın işe giriş çıkış saatleri, eksik çalışma durumları, devamsızlıklar ve resmi tatil çalışmaları günlük olarak takip edilir. Bu sistem, kısa süreli işlerde ya da projeye dayalı çalışan personelin ücretlendirilmesinde sıkça tercih edilir.

Aylık Puantaj: Aylık puantaj, genellikle sabit maaşla çalışan personel için kullanılan ve bir ay boyunca yapılan tüm çalışmaların, izinlerin, eksikliklerin ve fazla mesailerin topluca değerlendirildiği bir sistemdir. Bu kayıtlar, bordro hazırlığında temel alınan önemli belgelerden biridir. Aylık puantajda, personelin yıllık izin, hastalık izni, resmi tatil çalışması, hafta tatili, fazla mesai ve devamsızlık gibi tüm hareketleri detaylı şekilde yer alır. Bu sayede, çalışanın o aya ait net maaşı, sosyal hakları ve varsa kesintileri eksiksiz hesaplanabilir.

Puantaj Kaydı Tutmanın Hukuki Boyutu

Türk İş Hukuku çerçevesinde, işverenin çalışanlarına ait çalışma sürelerini gösteren puantaj kayıtlarını düzenli, eksiksiz ve gerçeğe uygun şekilde tutması yasal bir yükümlülüktür. Bu kayıtlar; işçinin günlük, haftalık ve aylık çalışma sürelerini, fazla mesai durumlarını, hafta tatili ve resmi tatil çalışmalarını, devamsızlık ve izin günlerini doğru bir şekilde yansıtmalıdır.

4857 sayılı İş Kanunu’nun 66. ve devamındaki maddeler, çalışma sürelerinin belirlenmesi ve denetlenmesine yönelik esasları düzenlemektedir. Ayrıca, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu gibi ilgili diğer mevzuatlar da, işverenin çalışma süresine ilişkin kayıtları tutmasını zorunlu kılmaktadır.

Puantaj kayıtları, sadece iç denetim amacıyla değil; aynı zamanda Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı müfettişleri tarafından yapılacak resmi denetimlerde ibraz edilmek üzere yasal belge niteliği taşır. Bu kayıtların hatalı, eksik veya gerçeğe aykırı düzenlenmesi durumunda, işveren hem idari para cezalarıyla karşı karşıya kalabilir hem de çalışanların açabileceği işçilik alacaklarına ilişkin davalarda aleyhine hüküm verilme riskiyle karşılaşabilir.

Özellikle fazla mesai ücretleri, hafta tatili çalışmaları ve yıllık izin haklarına ilişkin uyuşmazlıklarda puantaj kayıtları, mahkemelerde önemli bir delil olarak kabul edilmektedir. Bu nedenle, puantaj sisteminin elektronik ortamda, şeffaf ve denetlenebilir biçimde yürütülmesi, işverenin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi ve olası anlaşmazlıkların önlenmesi açısından büyük önem taşımaktadır.

SONUÇ

Puantaj sistemi yalnızca çalışanların işyerindeki sürelerini takip etmeye yarayan bir araç olmanın ötesinde; işverenin yasal sorumluluklarını yerine getirmesini sağlayan, adil ücretlendirme ve personel yönetimi açısından vazgeçilmez bir unsurdur. Manuel ve dijital puantaj yöntemleri farklı ihtiyaçlara cevap verse de, temel amaç doğru, eksiksiz ve denetlenebilir veri sağlamaktır. Özellikle dijital sistemlerin sunduğu avantajlar, günümüz iş dünyasında zaman ve kaynak tasarrufu açısından öne çıkmaktadır. İş Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamında puantaj kayıtlarının eksiksiz tutulması, hem iş barışını korumak hem de olası hukuki uyuşmazlıkların önüne geçmek adına büyük önem taşır. Bu bağlamda, etkin bir puantaj sistemi kurmak, her ölçekten işletmenin uzun vadeli başarısı için stratejik bir gerekliliktir.